Dos registros, dos propósitos
Se conservan dos tipos de registro para cada unidad terminada, y cumplen propósitos distintos. Los datos de prueba registran lo observado cuando la unidad terminada se probó a plena carga en un banco dinamométrico: los ítems de prueba cubiertos incluyen presión de aceite de línea principal, acoplamiento del embrague, salida de par, suavidad de cambios, temperatura de trabajo, condición hidráulica, ruido anormal y sellado. El registro de inspección de calidad es el registro de inspección más amplio de la unidad, que cubre las verificaciones que el proceso aplica a la unidad terminada, incluida la inspección final contra el código de modelo, la apariencia y el sellado. Juntos, los dos registros muestran que una unidad en particular, no solo un tipo o un lote, fue probada e inspeccionada. El comprador debe solicitar ambos y mantenerlos distintos de la documentación de certificados, que declara una posición de conformidad o evaluación en lugar de una observación de una unidad particular.
Cotejar un registro con una unidad
Un registro solo es útil si puede cotejarse con la unidad que describe. El cotejo requiere un método de identificación: una forma de vincular una unidad con su registro que resista el embalaje, el envío y el almacenamiento. Un comprador que ordena en cantidad debe confirmar por escrito el método de identificación y confirmar cómo se agrupan y suministran los registros: si viajan con el envío, cómo se agrupan por modelo y cómo se coteja cada registro con su unidad. Un comprador que recibe un envío debe verificar el cotejo en la entrega: códigos de modelo y cantidades contra el pedido, apariencia y sellado contra la descripción, y registros contra las unidades por su identificación. Conserve el embalaje hasta completar la verificación, porque el embalaje forma parte de la evidencia de cómo viajó la unidad, y un registro cotejado con la unidad equivocada es peor que ningún registro, ya que invita a una falsa confianza.
Lo que un registro no muestra
Un registro muestra lo observado en el momento de la prueba y la inspección. No muestra lo que ocurrirá con la unidad después, no garantiza que una unidad nunca desarrolle una avería y no reemplaza la verificación de entrega ni las condiciones de garantía. Un comprador que trata un registro de prueba como una garantía quedará decepcionado con la primera avería, por bien que se haya probado la unidad. El uso correcto de un registro es más acotado y más valioso: demuestra que la unidad terminada aprobó su prueba a plena carga y su inspección final antes del despacho, proporciona la línea base contra la cual se juzga una avería posterior y respalda un reclamo de garantía al mostrar el historial de la unidad. El comprador debe confirmar qué registros se suministrarán, conservarlos con la documentación del pedido y usarlos de esa manera.
Registros en un lote
Para una sola unidad, la cuestión del registro es simple: existe un registro para esta unidad. Para un lote, la cuestión tiene tres partes: existe un registro para cada unidad, los registros están agrupados de modo que una pregunta sobre un modelo no requiera buscar en todo el lote, y cada registro puede cotejarse con su unidad sin ambigüedad. El proceso documentado establece que cada unidad terminada se prueba en dinamómetro, sin muestreo, y que se conservan datos de prueba y un registro de inspección de calidad para cada unidad, lo que respalda una respuesta positiva a la primera parte. La segunda y la tercera parte dependen del acuerdo de suministro del pedido, y el comprador debe confirmarlas por escrito: cómo se agrupan los registros, cómo se suministran y cómo se logra el cotejo. Confirme por escrito el acuerdo de registros de su pedido antes del pago.
Confirme antes de ordenar
- Confirme por escrito qué datos de prueba y registros de inspección de calidad acompañarán a cada unidad.
- Confirme el método de identificación y cómo se coteja cada registro con su unidad.
- Confirme cómo se agrupan y suministran los registros para un pedido por lote.
- Confirme por escrito el código de modelo de la transmisión, la cantidad y el destino.
- Confirme la cantidad mínima de pedido, el plazo de entrega, las condiciones de garantía y el embalaje antes del pago.
Preguntas de los compradores
¿Puedo recibir el registro antes de la entrega?
Eso depende del acuerdo de suministro. Confirme por escrito cuándo se suministrarán los registros y en qué forma, para que la verificación de entrega pueda planificarse.
¿Qué debo hacer con los registros después de la entrega?
Consérvelos con la documentación del pedido, cotejados con sus unidades, durante el período de garantía y más allá si el comprador mantiene registros a largo plazo. Son la referencia si surge una pregunta después del montaje.
¿Basta con un registro de lote?
Un registro de lote describe un lote, no una unidad. Cuando el proceso documentado conserva un registro para cada unidad, el comprador debe solicitar los registros por unidad, no solo un resumen de lote, y debe confirmar ese acuerdo por escrito.
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