Una consulta modelo
Una consulta modelo puede ser breve, siempre que sea específica. Indique el código de modelo de la transmisión, la cantidad y el destino. Indique si se suministran núcleos, si se requiere el servicio de núcleo o si se piden unidades terminadas sin arreglo de núcleo. Luego pregunte: qué alcance de trabajo aplica a este código de modelo, incluidas las mejoras para puntos débiles conocidos; si la secuencia completa de 10 pasos y la inspección dinamométrica a plena carga del 100% aplican a cada unidad del pedido; qué datos de prueba y registro de inspección de calidad acompañarán a cada unidad; qué términos de garantía aplican, incluido el punto de inicio y la vía de reclamo; qué embalaje aplica, incluida cualquier personalización; y qué términos comerciales y de pago aplican. Confirme la cantidad mínima de pedido y el plazo de entrega antes de realizar un pedido. Una consulta redactada de esta forma puede responderse sin más rondas de aclaración, lo que ahorra tiempo a ambas partes.
Puntos que a menudo se olvidan
Tres puntos suelen olvidarse en las primeras consultas, y cada uno de ellos causa demoras posteriores. El primero es el arreglo del núcleo: los compradores que planean suministrar núcleos a veces olvidan solicitar los criterios de aceptación y los términos de devolución, y los compradores que esperan que el proveedor proporcione núcleos a veces olvidan indicar esa expectativa. El segundo es el registro: los compradores a veces olvidan preguntar cómo se vinculan los registros de prueba con las unidades, lo que importa más en cantidades. El tercero es el embalaje: los compradores a veces olvidan indicar un destino o un requisito de transporte que afecte el embalaje, y lo mencionan solo al despachar. Incluir los tres puntos en la primera consulta evita las tres demoras. Confirme los criterios de aceptación del núcleo y los términos de devolución del núcleo antes de enviar un núcleo, y confirme cualquier personalización del embalaje antes del despacho.
Qué sucede después
Al recibir una consulta, el servicio debe confirmar por escrito el alcance para el código de modelo indicado, la cobertura de pruebas, los registros, los términos de garantía, el embalaje y los términos comerciales. El comprador debe entonces verificar esa confirmación contra la consulta original, punto por punto, y debe señalar cualquier faltante antes de realizar un pedido. Solo cuando la confirmación responda la consulta en su totalidad debería el comprador proceder a un pedido. Esta disciplina protege al comprador, porque crea un registro escrito de lo que se prometió, y protege al proveedor, porque evita que un malentendido se convierta en disputa después de la entrega.