Une demande type
Une demande type peut être courte, à condition d'être précise. Indiquez le code modèle de la transmission, la quantité et la destination. Précisez si des carters sont fournis, si le service de carter est requis, ou si des unités finies sont commandées sans arrangement de carter. Demandez ensuite : quel périmètre de travail s'applique à ce code modèle, y compris les améliorations éventuelles des points faibles connus ; la séquence complète en 10 étapes et l'inspection dynamométrique en pleine charge à 100 % s'appliquent-elles à chaque unité de la commande ; quelles données d'essai et quelle fiche de contrôle qualité accompagneront chaque unité ; quelles conditions de garantie s'appliquent, y compris le point de départ et la procédure de réclamation ; quel emballage s'applique, y compris toute personnalisation ; et quelles conditions commerciales et de paiement s'appliquent. Veuillez confirmer la quantité minimale de commande et le délai de livraison avant de passer commande. Une demande rédigée sous cette forme peut recevoir une réponse sans autres séries de clarifications, ce qui fait gagner du temps aux deux parties.
Points souvent oubliés
Trois points sont souvent oubliés dans les premières demandes, et chacun d'eux entraîne un retard par la suite. Le premier est l'arrangement du carter : les acheteurs qui comptent fournir des carters oublient parfois de demander les critères d'acceptation et les conditions de retour, et les acheteurs qui attendent du fournisseur qu'il fournisse des carters oublient parfois de préciser cette attente. Le second est l'enregistrement : les acheteurs oublient parfois de demander comment les enregistrements d'essai sont associés aux unités, ce qui compte le plus en quantité. Le troisième est l'emballage : les acheteurs oublient parfois d'indiquer une destination ou une exigence de transport qui influe sur l'emballage, et ne la mentionnent qu'au moment de l'expédition. Inclure ces trois points dans la première demande évite ces trois retards. Veuillez confirmer les critères d'acceptation du carter et les conditions de retour du carter avant d'expédier un carter, et veuillez confirmer toute personnalisation de l'emballage avant l'expédition.
Ce qui se passe ensuite
À la réception d'une demande, le service doit confirmer par écrit le périmètre pour le code modèle indiqué, la couverture des essais, les enregistrements, les conditions de garantie, l'emballage et les conditions commerciales. L'acheteur doit ensuite vérifier cette confirmation par rapport à la demande initiale, point par point, et signaler toute lacune avant de passer commande. Ce n'est que lorsque la confirmation répond pleinement à la demande que l'acheteur doit procéder à une commande. Cette discipline protège l'acheteur, car elle crée un enregistrement écrit de ce qui a été promis, et elle protège le fournisseur, car elle empêche un malentendu de devenir un litige après livraison.