Uma consulta modelo
Uma consulta modelo pode ser curta, desde que seja específica. Informe o código do modelo da transmissão, a quantidade e o destino. Informe se carcaças centrais serão fornecidas, se o serviço de carcaça central é necessário, ou se unidades acabadas são pedidas sem arranjo de carcaça central. Em seguida, pergunte: qual escopo de trabalho se aplica a este código de modelo, incluindo eventuais upgrades para pontos fracos conhecidos; se a sequência completa de 10 etapas e a inspeção dinamométrica em plena carga de 100% se aplicam a cada unidade do pedido; quais dados de teste e registro de inspeção de qualidade acompanharão cada unidade; quais termos de garantia se aplicam, incluindo o ponto de início e o caminho para acionamento; qual embalagem se aplica, incluindo qualquer personalização; e quais termos comerciais e condições de pagamento se aplicam. Confirme a quantidade mínima de pedido e o prazo de entrega antes de fazer um pedido. Uma consulta redigida desta forma pode ser respondida sem novas rodadas de esclarecimento, o que economiza tempo para ambos os lados.
Pontos frequentemente esquecidos
Três pontos são frequentemente esquecidos nas primeiras consultas, e cada um deles causa atraso depois. O primeiro é o arranjo da carcaça central: compradores que pretendem fornecer carcaças centrais às vezes esquecem de perguntar sobre os critérios de aceitação e os termos de devolução, e compradores que esperam que o fornecedor forneça carcaças centrais às vezes esquecem de declarar essa expectativa. O segundo é o registro: compradores às vezes esquecem de perguntar como os registros de teste são associados às unidades, o que é mais importante em grandes quantidades. O terceiro é a embalagem: compradores às vezes esquecem de informar um destino ou requisito de transporte que afeta a embalagem, e o mencionam apenas no despacho. Incluir os três pontos na primeira consulta evita os três atrasos. Confirme os critérios de aceitação da carcaça central e os termos de devolução da carcaça central antes de enviar uma carcaça central, e confirme qualquer personalização de embalagem antes do despacho.
O que acontece a seguir
Ao receber uma consulta, o serviço deve confirmar por escrito o escopo para o código de modelo informado, a cobertura de testes, os registros, os termos de garantia, a embalagem e os termos comerciais. O comprador deve então verificar essa confirmação em relação à consulta original, ponto por ponto, e apontar qualquer lacuna antes de fazer um pedido. Somente quando a confirmação responder integralmente à consulta o comprador deve prosseguir para um pedido. Essa disciplina protege o comprador, pois cria um registro escrito do que foi prometido, e protege o fornecedor, pois evita que um mal-entendido se torne uma disputa após a entrega.